Was ist die CPNP-Meldung? Der vollständige Leitfaden für Kosmetikverkäufer

Die CPNP-Meldung ist der rechtliche Prozess der Registrierung Ihrer kosmetischen Mittel im EU Cosmetic Products Notification Portal, bevor sie einen einzigen Kunden erreichen. Diese Anforderung gilt unabhängig davon, ob Sie über Amazon, Shopify, Ihre eigene Website oder Einzelhandelsgeschäfte verkaufen. Keine Meldung, kein legaler Marktzugang. So einfach ist das.

Die Anforderung der CPNP-Meldung ergibt sich aus der EU-Kosmetikverordnung (EG) Nr. 1223/2009, insbesondere Artikel 13. Sie gilt für jedes kosmetische Mittel, das auf dem EU-Markt bereitgestellt wird, unabhängig davon, wo der Hersteller oder die Marke ansässig ist. Ein britischer Verkäufer, der nach Deutschland versendet, eine US-Marke, die auf Amazon.fr gelistet ist, ein koreanisches Hautpflegeunternehmen, das in Spanien eintritt – alle müssen ihre Produkte über das CPNP melden, bevor sie zum Verkauf angeboten werden.

Dieser Leitfaden behandelt genau, was die CPNP-Meldung beinhaltet, welche Informationen Sie bereitstellen müssen, was nach der Einreichung geschieht und wie der Prozess mit den anderen Compliance-Anforderungen zusammenhängt, denen Sie beim Verkauf von Kosmetika in der EU begegnen werden.

Was ist das CPNP?

Das Cosmetic Products Notification Portal ist ein zentralisiertes elektronisches System, das von der Europäischen Kommission verwaltet wird. Es dient als einzige Meldestelle für alle kosmetischen Mittel, die innerhalb der EU verkauft werden. Wenn Sie ein Produkt im CPNP melden, werden die Informationen den zuständigen Behörden und Giftinformationszentren in allen EU-Mitgliedstaaten zugänglich gemacht.

Das Portal ersetzte das Flickwerk nationaler Meldesysteme, das vor 2013 existierte. Zuvor mussten Kosmetikmarken in jedem Land, in dem sie verkauften, einzeln melden. Das CPNP straffte dies zu einer einzigen Einreichung, die alle EU-Märkte abdeckt. Einmal melden, und Sie sind in allen 27 EU-Mitgliedstaaten abgedeckt.

Das CPNP ist kein Produktgenehmigungssystem. Die EU genehmigt kosmetische Mittel nicht im Voraus, bevor sie zum Verkauf angeboten werden. Stattdessen legt die Verordnung die Verantwortung für die Produktsicherheit auf die EU-Verantwortliche Person und verlangt eine Meldung, damit die Behörden den Markt überwachen und auf Sicherheitsprobleme reagieren können. Ihre CPNP-Meldung informiert die Behörden darüber, was auf dem Markt ist, wer dafür verantwortlich ist und was es enthält.

Welche Informationen müssen eingereicht werden?

Eine CPNP-Meldung erfordert die folgenden Informationen für jedes kosmetische Mittel:

Produktidentifikation: die Produktkategorie und Unterkategorie (das CPNP verwendet ein standardisiertes Klassifizierungssystem), der Produktname, wie er auf dem Etikett erscheint, und die physikalische Form des Produkts (Creme, Flüssigkeit, Puder, Spray usw.).

Details zur Verantwortlichen Person: Name und Adresse der EU-Verantwortlichen Person, die für das Produkt gemäß Artikel 4 der Verordnung benannt wurde. Dies muss eine Person oder Einrichtung sein, die in der EU niedergelassen ist. Wenn Sie keine EU-Verantwortliche Person haben, müssen Sie eine ernennen, bevor Sie Ihre CPNP-Meldung einreichen können – Eldris bietet diesen Service über responsible.eldris.ai/de/ an.

Formulierungsinformationen: entweder die genaue Formel (vollständige Zutatenliste mit Prozentangaben) oder eine Rahmenformel. Rahmenformeln gruppieren Inhaltsstoffe in Kategorien mit Konzentrationsbereichen anstelle exakter Prozentangaben, was ein gewisses Maß an kommerzieller Vertraulichkeit ermöglicht. Für die meisten kleinen bis mittleren Marken ist der Rahmenformelansatz Standard.

CMR-Stoffe: Identifizierung aller als karzinogen, mutagen oder reproduktionstoxisch eingestuften Stoffe, die im Produkt enthalten sind, einschließlich ihrer CAS-Nummern und Konzentrationen.

Originaletikettierung: ein Bild des Produktetiketts, wie es auf der Verpackung erscheint, mit allen obligatorischen Informationen, einschließlich der Zutatenliste, der Angaben zur EU-Verantwortlichen Person und der Haltbarkeitskennzeichnung.

Produktfoto: ein klares Bild des fertigen Produkts, das eine einfache Identifizierung ermöglicht.

Vertriebsländer: die EU-Mitgliedstaaten, in denen das Produkt vermarktet wird.

Die CPNP-Referenznummer

Nach erfolgreicher Einreichung vergibt das CPNP für jedes gemeldete Produkt eine Referenznummer. Diese Referenznummer ist Ihr Nachweis, dass das Produkt ordnungsgemäß gemeldet wurde und aus mehreren Gründen entscheidend ist.

Amazon verlangt die CPNP-Referenznummer beim Listing von kosmetischen Mitteln auf jedem EU-Marktplatz. Ohne sie wird Ihr Listing entweder während des Upload-Prozesses abgelehnt oder während der Compliance-Prüfungen markiert und unterdrückt. Wenn Sie jemals eine Amazon-Listing-Sperrung auf Amazon.de, Amazon.fr oder einem anderen EU-Amazon-Marktplatz hatten, ist eine fehlende oder ungültige CPNP-Referenznummer eine der häufigsten Ursachen.

Die Referenznummer ist auch das, was Zollbehörden und Marktüberwachungsteams überprüfen, wenn sie die ordnungsgemäße Meldung eines Produkts verifizieren. Sie verweist auf den vollständigen Meldebericht im Portal, einschließlich Ihrer Angaben zur EU-Verantwortlichen Person und der Formeldaten.

Was Sie vor der Einreichung benötigen

Die CPNP-Meldung ist der letzte Schritt in einer Compliance-Kette, nicht der erste. Bevor Sie melden können, müssen mehrere Dinge bereits vorhanden sein.

Ihr Produkt muss einen vollständigen Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel (CPSR) haben – eine formale Sicherheitsbewertung, die von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter durchgeführt wird und das toxikologische Profil jedes Inhaltsstoffs, die Expositionsberechnung für die beabsichtigte Verwendung und eine Schlussfolgerung zur Sicherheit des Produkts umfasst. Der CPSR wird nicht direkt in das CPNP hochgeladen, muss aber vor der Meldung existieren, da er Teil der Produktinformationsdatei ist, die Ihre EU-Verantwortliche Person aufbewahren muss.

Ihre Produktinformationsdatei (PIF) muss zusammengestellt und an der Adresse Ihrer EU-Verantwortlichen Person aufbewahrt werden. Die PIF enthält den CPSR, die Produktbeschreibung, die Herstellungsmethode, Nachweise der GMP-Konformität, Nachweise für gemachte Angaben und Daten zu unerwünschten Wirkungen. Die zuständigen Behörden können die PIF jederzeit zur Einsicht anfordern.

Sie müssen eine ernannte EU-Verantwortliche Person mit einer physischen Adresse innerhalb der EU haben. Ihre Daten werden in der CPNP-Meldung und auf der Produktetikettierung angegeben, und sie ist rechtlich für die Compliance des Produkts verantwortlich.

Sie benötigen Ihr vollständiges Dokumentationspaket – Sicherheitsdatenblätter für jeden Inhaltsstoff, Analysezertifikate, Stabilitätstestdaten, Konservierungsmittel-Wirksamkeitstests für wasserbasierte Produkte, IFRA-Zertifikate für parfümierte Produkte und Ihre GMP-Erklärung oder Ihr Zertifikat.

Häufige Fehler, die die Meldung verzögern

Das häufigste Problem, auf das Eldris stößt, ist unvollständige Dokumentation. Verkäufer haben oft ein fertiges Produkt und Etikettenentwürfe, aber es fehlen Sicherheitsdatenblätter von ihren Inhaltsstofflieferanten, oder sie haben nie Stabilitätstests durchgeführt, oder sie haben kein IFRA-Zertifikat für ihre Duftstoffverbindung. Jedes fehlende Dokument verzögert den CPSR, was die PIF verzögert, was die CPNP-Meldung verzögert.

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Versuch, eine Meldung ohne eine vorhandene EU-Verantwortliche Person vorzunehmen. Das CPNP-Portal erfordert die Angaben zur EU-Verantwortlichen Person zum Zeitpunkt der Einreichung. Dies kann nicht umgangen oder leer gelassen werden. Wenn Sie ein in Großbritannien ansässiger Verkäufer sind, befinden Sie sich außerhalb der EU und müssen jemanden innerhalb der EU ernennen, der diese Rolle übernimmt.

Auch eine falsche Produktkategorisierung führt zu Problemen. Das CPNP verwendet ein spezifisches Klassifizierungssystem für Produkttypen, und die Auswahl der falschen Kategorie kann Anfragen von Behörden auslösen. Ein Lippenbalsam, ein Lippenstift und ein Lippenpeeling fallen beispielsweise in unterschiedliche Unterkategorien.

Schließlich gehen Verkäufer manchmal davon aus, dass eine britische SCPN (Submit Cosmetic Product Notification)-Registrierung die EU abdeckt. Das ist nicht der Fall. Das britische System und das EU CPNP sind seit dem Brexit vollständig getrennt. Wenn Sie in beiden Märkten verkaufen, benötigen Sie beide Meldungen.

Wie Eldris die CPNP-Meldung handhabt

Eldris Cosmetics bietet die komplette Dokumentationskette als schlüsselfertigen Service an. Sie stellen Ihre Produktinformationen, Formel und unterstützenden Dokumente bereit. Eldris erstellt den CPSR durch einen qualifizierten Sicherheitsbewerter, stellt die PIF zusammen und reicht die CPNP-Meldung in Ihrem Namen ein.

Der Prozess läuft in klaren Phasen ab. Zuerst die Dokumentensammlung durch einen geführten Upload-Prozess, bei dem Sie Ihre Formel, Sicherheitsdatenblätter, Testdaten und Produktbilder einreichen. Zweitens die Formelprüfung und Vorab-Bewertung, bei der das Regulierungsteam die Inhaltsstoffe anhand der Anhänge II bis VI der Verordnung prüft. Drittens die Erstellung des CPSR durch einen qualifizierten Sicherheitsbewerter. Viertens die PIF-Zusammenstellung. Fünftens die CPNP-Einreichung und die Zustellung Ihrer Referenznummer.

Die Standardbearbeitungszeit beträgt 10 bis 20 Werktage, abhängig von der Produktkomplexität und der Dokumentationsbereitschaft. Einfache Formeln mit vollständiger Dokumentation werden schneller bearbeitet. Der Service wird pro Produkt berechnet, ohne Pauschalen oder Stundenabrechnung – aktuelle Preise hier ansehen.

Wenn Sie auch eine EU-Verantwortliche Person benötigen, bietet Eldris diesen Service über responsible.eldris.ai/de/ an, mit Paketpreisen für Verkäufer, die beide Dienstleistungen benötigen.

CPNP-Meldung und fortlaufende Compliance

Die CPNP-Meldung ist keine einmalige Aufgabe. Wenn Sie Ihre Produktformel ändern, müssen Sie die Meldung aktualisieren. Wenn Sie Ihre EU-Verantwortliche Person ändern, muss die Meldung aktualisiert werden. Wenn Sie neue EU-Länder zu Ihrem Vertrieb hinzufügen, sollte die Meldung dies widerspiegeln.

Ihre EU-Verantwortliche Person muss dem CPNP auch jährliche Berichte über alle schwerwiegenden unerwünschten Wirkungen vorlegen, die für das Produkt gemeldet wurden. Dies ist eine separate Verpflichtung von der ursprünglichen Meldung, verwendet aber dasselbe Portal.

Die Aktualisierung Ihrer CPNP-Meldung schützt Sie vor Compliance-Problemen in der Zukunft. Eine veraltete Meldung – insbesondere eine mit einer falschen EU-Verantwortlichen Person oder einer alten Formel – kann zu Marktüberwachungsmaßnahmen, Amazon-Listing-Sperrungen und potenziellen Bußgeldern führen.