Kosmetika auf Amazon EU verkaufen: Die vollständige Compliance-Checkliste

Wenn Sie Kosmetika auf Amazon EU verkaufen möchten, müssen Sie bestimmte regulatorische Anforderungen erfüllen, bevor Ihr erstes Listing live geht. Die EU-Marktplätze von Amazon – Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it, Amazon.es, Amazon.nl, Amazon.pl, Amazon.se und Amazon.be – stellen zusammen eine der größten Chancen für Kosmetikverkäufer außerhalb der Vereinigten Staaten dar. Das Listing von Kosmetika auf einem beliebigen Amazon EU-Marktplatz ist jedoch mit regulatorischen Anforderungen verbunden, die sich grundlegend vom Verkauf im Vereinigten Königreich oder in den USA unterscheiden.

Die EU-Kosmetikverordnung 1223/2009 regelt jedes kosmetische Mittel, das auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird, und Amazon setzt diese Anforderungen durch eigene Compliance-Prüfungen durch. Verkäufer, die die Anforderungen nicht erfüllen, müssen mit Listing-Sperrungen, Bestandsblockaden und in schwerwiegenden Fällen mit Kontobeschränkungen rechnen.

Dieser Leitfaden behandelt alle Compliance-Anforderungen für den Verkauf von Kosmetika auf Amazon EU, in der Reihenfolge, in der Sie sie angehen müssen.

Anforderung 1: EU-Verantwortliche Person

Jedes in der EU verkaufte kosmetische Mittel muss eine benannte EU-Verantwortliche Person haben – eine juristische Person oder Einzelperson mit Sitz in der EU, die die Verantwortung für die Compliance des Produkts übernimmt. Dies ist in Artikel 4 der Verordnung 1223/2009 vorgeschrieben.

Wenn Sie im Vereinigten Königreich, in den USA oder außerhalb der EU ansässig sind, können Sie nicht Ihre eigene EU-Verantwortliche Person sein. Sie müssen eine ernennen. Name und Adresse der EU-Verantwortlichen Person müssen auf der Produktverpackung und in der CPNP-Meldung angegeben sein, und sie muss die Produktinformationsdatei an ihrer EU-Adresse aufbewahren, die den zuständigen Behörden zur Einsichtnahme zur Verfügung steht.

Amazon wird während des Listing-Prozesses für Kosmetika nach den Details Ihrer EU-Verantwortlichen Person fragen. Wenn Sie diese nicht angeben können, wird das Listing nicht fortgesetzt. Eldris bietet die Ernennung einer EU-Verantwortlichen Person über responsible.eldris.ai an, mit Zertifikaten, die in weniger als einer Stunde ausgestellt werden.

Anforderung 2: Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel (CPSR)

Bevor ein kosmetisches Mittel auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht werden kann, muss ein vollständiger CPSR vorliegen – eine formelle Sicherheitsbewertung, die von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter durchgeführt wird. Der CPSR bewertet das toxikologische Profil jedes Inhaltsstoffs, beurteilt die Sicherheit des Produkts bei normaler und vernünftigerweise vorhersehbarer Verwendung und liefert eine professionelle Schlussfolgerung darüber, ob das Produkt für die menschliche Gesundheit sicher ist.

Amazon verlangt den CPSR in der Regel nicht direkt während des Listing-Prozesses. Der CPSR ist jedoch eine rechtliche Voraussetzung für die CPNP-Meldung (die Amazon überprüft) und muss in der PIF enthalten sein, die von Ihrer EU-Verantwortlichen Person aufbewahrt wird. Wenn eine zuständige Behörde die Aufzeichnungen Ihrer EU-Verantwortlichen Person überprüft und der CPSR fehlt, verstoßen Sie gegen die Verordnung – unabhängig davon, ob Amazon dies beanstandet hat.

Der CPSR muss von einer Person erstellt werden, die über formale Qualifikationen in Pharmazie, Toxikologie, Medizin oder einer gleichwertigen Disziplin verfügt. Es ist kein Dokument, das Sie selbst erstellen können. Siehe den Leitfaden zur CPSR-Preisgestaltung für aktuelle Marktpreise im Vereinigten Königreich.

Anforderung 3: Produktinformationsdatei (PIF)

Die Produktinformationsdatei ist ein umfassendes Dokumentationspaket, das für jedes kosmetische Mittel auf dem EU-Markt geführt werden muss. Sie muss an der Adresse Ihrer EU-Verantwortlichen Person aufbewahrt und den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Die PIF muss den CPSR, eine Produktbeschreibung einschließlich des Produktnamens und der Details der Verantwortlichen Person, eine Beschreibung der Herstellungsmethode, eine Konformitätserklärung mit der Guten Herstellungspraxis (ISO 22716), Nachweise für alle über das Produkt gemachten Angaben, Daten zu Tierversuchen und alle vorhandenen Daten zu unerwünschten Wirkungen enthalten.

Wie der CPSR wird die PIF von Amazon nicht direkt während des Listings angefordert. Sie ist jedoch eine gesetzliche Anforderung, die allem anderen zugrunde liegt, und ihr Fehlen setzt Sie regulatorischen Maßnahmen aus.

Anforderung 4: CPNP-Meldung

Hier überschneiden sich die Compliance-Prüfungen von Amazon direkt mit der Verordnung. Die CPNP-Meldung ist die elektronische Übermittlung von Produktinformationen an das EU-Portal für die Notifizierung kosmetischer Mittel, bevor das Produkt auf dem Markt in Verkehr gebracht wird.

Nach erfolgreicher Meldung vergibt das CPNP eine Referenznummer. Amazon benötigt diese Referenznummer, wenn Sie kosmetische Mittel auf EU-Marktplätzen listen. Sie dient als überprüfbarer Nachweis, dass das Produkt ordnungsgemäß bei den EU-Behörden gemeldet wurde.

Die CPNP-Referenznummer ist eine der häufigsten Compliance-Lücken für Amazon-Verkäufer. Foren und Verkäufer-Communities sind voll von Beiträgen über Listings, die gesperrt wurden, weil der Verkäufer entweder keine CPNP-Referenznummer hatte oder eine falsche angegeben hat. Wenn Sie nach „CPNP-Referenznummer Amazon“ suchen, finden Sie Reddit-Threads und Verkäuferforen, die genau dieses Problem diskutieren – und bemerkenswerterweise sehr wenige tatsächliche Dienstleister, die eine Lösung anbieten.

Sie können eine CPNP-Referenznummer erst erhalten, wenn Ihr CPSR abgeschlossen und Ihre EU-Verantwortliche Person ernannt wurde. Dies ist die Compliance-Kette: CPSR fließt in die PIF ein, die PIF wird von der EU-Verantwortlichen Person aufbewahrt, und die CPNP-Meldung bezieht sich auf alle diese.

Anforderung 5: EU-konforme Kennzeichnung

Die EU-Anforderungen an die Kennzeichnung von Kosmetika gemäß Artikel 19 der Verordnung sind spezifisch und nicht verhandelbar. Ihre Produktverpackung muss den Namen und die Adresse der EU-Verantwortlichen Person, das Ursprungsland (falls außerhalb der EU), den Nenninhalt nach Gewicht oder Volumen, das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das PAO-Symbol (Period After Opening), alle besonderen Vorsichtsmaßnahmen für die Anwendung, die Chargennummer, die Produktfunktion (sofern nicht offensichtlich aus der Aufmachung) und die vollständige Liste der Inhaltsstoffe im INCI-Format anzeigen.

Die Zutatenliste muss das INCI-Benennungssystem (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients) verwenden und dem Wort „Ingredients“ vorangestellt sein. Allergene, die in Anhang III der Verordnung aufgeführt sind, müssen einzeln am Ende der Zutatenliste aufgeführt werden, wenn sie über bestimmten Konzentrationsschwellenwerten vorhanden sind – 0,001 % in Leave-on-Produkten und 0,01 % in Rinse-off-Produkten.

Die Produktbildanforderungen von Amazon bedeuten, dass Ihre Kennzeichnung auf den Listing-Fotos sichtbar ist. Nicht konforme Etiketten – fehlende Angaben zur EU-Verantwortlichen Person, fehlende INCI-Liste, kein PAO-Symbol – können Compliance-Überprüfungen und die Entfernung auslösen.

Detaillierte Anleitungen dazu, was auf Ihrer Verpackung erscheinen muss, finden Sie im Leitfaden zu den EU-Kosmetik-Kennzeichnungspflichten.

Anforderung 6: Gute Herstellungspraxis (GMP)

Die EU-Kosmetikverordnung verlangt, dass kosmetische Mittel gemäß der Guten Herstellungspraxis nach ISO 22716 hergestellt werden. Sie müssen die GMP-Konformität nachweisen können – entweder durch ein ISO 22716-Zertifikat Ihres Herstellers oder durch eine unterzeichnete GMP-Erklärung, die bestätigt, dass die Herstellungsprozesse dem Standard entsprechen.

Dieses Dokument ist Teil der PIF und wird während des CPSR-Prozesses überprüft. Wenn Ihr Hersteller keine GMP-Nachweise vorlegen kann, ist dies eine Compliance-Lücke, die behoben werden muss, bevor Sie mit dem Rest der Dokumentationskette fortfahren können.

Was passiert, wenn Amazon Sie beanstandet

Die Compliance-Durchsetzung von Amazon für Kosmetika auf EU-Marktplätzen nimmt verschiedene Formen an. Die Listing-Sperrung ist die häufigste – Ihr Produkt verschwindet aus den Suchergebnissen und die Produktseite wird als nicht verfügbar angezeigt. Sie erhalten in der Regel eine Benachrichtigung im Seller Central, in der Sie aufgefordert werden, Compliance-Dokumente vorzulegen, die Ihre CPNP-Referenznummer, Details zur EU-Verantwortlichen Person, Sicherheitsdatenblätter oder Prüfzertifikate umfassen können.

In schwerwiegenderen Fällen kann Amazon eine Bestandsblockade für FBA-Lagerbestände verhängen, die Sie daran hindert, Entfernungsaufträge zu erstellen, bis das Compliance-Problem gelöst ist. Kontobeschränkungen können folgen, wenn mehrere Produkte beanstandet werden oder wenn Sie Compliance-Anfragen nicht innerhalb der vorgegebenen Frist beantworten.

Der Lösungsprozess beinhaltet die Bereitstellung der angeforderten Dokumentation über das Compliance-Portal von Seller Central. Wenn Sie alle Ihre Dokumente bereits vorliegen haben – CPSR, PIF, CPNP-Referenznummer, Zertifikat der EU-Verantwortlichen Person – können Sie sofort reagieren, anstatt Compliance von Grund auf neu zu organisieren, während Ihre Listings deaktiviert und Ihr Bestand eingefroren sind.

Die Compliance-Checkliste

Hier ist die vollständige Reihenfolge, um ein kosmetisches Mittel für den Amazon EU-Verkauf konform zu machen.

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Produktdokumentation – vollständige Formel mit Prozentangaben, Sicherheitsdatenblätter für jeden Inhaltsstoff, Analysenzertifikate, Stabilitätstestdaten, Konservierungsmittelbelastungstestdaten (für wasserbasierte Produkte), IFRA-Zertifikat (für parfümierte Produkte), GMP-Zertifikat oder -Erklärung sowie Produktfotos und Etikettenentwürfe.

Schritt 2: Ernennen Sie eine EU-Verantwortliche Person mit Sitz in der EU. Dies kann über responsible.eldris.ai erfolgen.

Schritt 3: Lassen Sie Ihren CPSR von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter erstellen.

Schritt 4: Erstellen Sie die Produktinformationsdatei, die den CPSR und alle unterstützenden Dokumente enthält.

Schritt 5: Reichen Sie die CPNP-Meldung ein und erhalten Sie Ihre Referenznummer.

Schritt 6: Stellen Sie sicher, dass Ihre Produktkennzeichnung alle EU-Anforderungen erfüllt, einschließlich der Angaben zur EU-Verantwortlichen Person, der INCI-Zutatenliste und der Haltbarkeitskennzeichnung.

Schritt 7: Erstellen Sie Ihr Amazon EU-Listing mit der CPNP-Referenznummer und den Details zur EU-Verantwortlichen Person.

Eldris Cosmetics übernimmt die Schritte 2 bis 6 als Komplettservice. Sie stellen die Rohdokumentation aus Schritt 1 zur Verfügung, und Eldris liefert alles, was Sie zur Durchführung von Schritt 7 benötigen. Preise ansehen und loslegen.