¿Qué es la Notificación CPNP? La Guía Completa para Vendedores de Cosméticos

La notificación CPNP es el proceso legal de registrar sus productos cosméticos en el portal de Notificación de Productos Cosméticos de la UE antes de que lleguen a un solo cliente. Este requisito se aplica tanto si vende a través de Amazon, Shopify, su propio sitio web o tiendas minoristas. Sin notificación, no hay acceso legal al mercado. Es así de sencillo.

El requisito de notificación CPNP proviene del Reglamento de Cosméticos de la UE (CE) n.º 1223/2009, específicamente del Artículo 13. Se aplica a todos los productos cosméticos comercializados en la UE, independientemente de dónde se encuentre el fabricante o la marca. Un vendedor del Reino Unido que envía a Alemania, una marca estadounidense que vende en Amazon.fr, una empresa coreana de cuidado de la piel que entra en España, todos deben notificar a través del CPNP antes de que sus productos salgan a la venta.

Esta guía cubre exactamente lo que implica la notificación CPNP, qué información necesita proporcionar, qué sucede después de la presentación y cómo el proceso se conecta con otros requisitos de cumplimiento que encontrará al vender cosméticos en la UE.

¿Qué es el CPNP?

El Cosmetic Products Notification Portal es un sistema electrónico centralizado gestionado por la Comisión Europea. Sirve como único punto de notificación para todos los productos cosméticos vendidos en la UE. Cuando notifica un producto en el CPNP, la información es accesible para las autoridades competentes y los centros toxicológicos de todos los estados miembros de la UE.

El portal reemplazó la amalgama de sistemas de notificación nacionales que existían antes de 2013. Anteriormente, las marcas de cosméticos tenían que notificar individualmente en cada país donde vendían. El CPNP simplificó esto en una sola presentación que cubre todos los mercados de la UE. Notifique una vez y estará cubierto en los 27 estados miembros.

El CPNP no es un sistema de aprobación de productos. La UE no aprueba previamente los productos cosméticos antes de que salgan a la venta. En cambio, la normativa sitúa la responsabilidad de la seguridad del producto en la Persona responsable UE y exige la notificación para que las autoridades puedan supervisar el mercado y responder a los problemas de seguridad. Su notificación CPNP informa a las autoridades sobre lo que hay en el mercado, quién es el responsable y qué contiene.

¿Qué información debe presentarse?

Una notificación CPNP requiere la siguiente información para cada producto cosmético:

Identificación del producto: la categoría y subcategoría del producto (el CPNP utiliza un sistema de clasificación estandarizado), el nombre del producto tal como aparece en la etiqueta y la forma física del producto (crema, líquido, polvo, pulverizador, etc.).

Datos de la Persona responsable: el nombre y la dirección de la Persona responsable UE designada para el producto según el Artículo 4 del reglamento. Debe ser una persona o entidad establecida en la UE. Si no tiene una Persona responsable UE, deberá nombrar una antes de poder presentar su notificación CPNP — Eldris proporciona este servicio a través de responsible.eldris.ai/es/.

Información de la formulación: ya sea la formulación exacta (lista completa de ingredientes con porcentajes) o una formulación marco. Las formulaciones marco agrupan los ingredientes en categorías con rangos de concentración en lugar de porcentajes exactos, lo que permite un cierto grado de confidencialidad comercial. Para la mayoría de las marcas pequeñas y medianas, el enfoque de formulación marco es el estándar.

Sustancias CMR: identificación de cualquier sustancia clasificada como Carcinógena, Mutagénica o Reprotóxica presente en el producto, incluyendo sus números CAS y concentraciones.

Etiquetado original: una imagen de la etiqueta del producto tal como aparece en el envase, mostrando toda la información obligatoria, incluida la lista de ingredientes, los datos de la Persona responsable UE y el marcado de durabilidad.

Fotografía del producto: una imagen clara del producto terminado, que permita una fácil identificación.

Países de venta: los estados miembros de la UE donde se comercializará el producto.

El Número de Referencia CPNP

Tras la presentación exitosa, el CPNP emite un número de referencia para cada producto notificado. Este número de referencia es su prueba de que el producto ha sido notificado correctamente y es fundamental por varias razones.

Amazon requiere el número de referencia CPNP al listar productos cosméticos en cualquier mercado de la UE. Sin él, su listado será rechazado durante el proceso de carga o marcado y suprimido durante las comprobaciones de cumplimiento. Si alguna vez ha tenido un listado de cosméticos suspendido en Amazon.de, Amazon.fr o cualquier otro mercado de Amazon de la UE, la falta o invalidez de un número de referencia CPNP es una de las causas más comunes.

El número de referencia también es lo que las autoridades aduaneras y los equipos de vigilancia del mercado verifican para comprobar que un producto ha sido notificado correctamente. Conecta con el registro de notificación completo en el portal, incluyendo los datos de su Persona responsable UE y los datos de la formulación.

Lo que necesita antes de presentar

La notificación CPNP es el paso final en una cadena de cumplimiento, no el primero. Antes de poder notificar, varias cosas deben estar ya en su lugar.

Su producto debe tener un Informe de seguridad del producto cosmético (CPSR) completado, una evaluación de seguridad formal realizada por un evaluador de seguridad cualificado, que cubra el perfil toxicológico de cada ingrediente, el cálculo de exposición para el uso previsto y una conclusión sobre si el producto es seguro. El CPSR no se carga en el CPNP en sí, pero debe existir antes de la notificación porque forma parte del Expediente de información del producto que su Persona responsable UE debe conservar.

Su Expediente de información del producto (PIF) debe ser compilado y conservado en la dirección de su Persona responsable UE. El PIF contiene el CPSR, la descripción del producto, el método de fabricación, las pruebas de cumplimiento GMP, la prueba de cualquier declaración realizada y los datos sobre efectos indeseables. Las autoridades competentes pueden solicitar inspeccionar el PIF en cualquier momento.

Debe tener una Persona responsable UE designada con una dirección física dentro de la UE. Sus datos se incluyen en la notificación CPNP, en el etiquetado del producto, y son legalmente responsables del cumplimiento del producto.

Necesita su paquete de documentación completo: Hojas de Datos de Seguridad de cada ingrediente, Certificados de Análisis, datos de pruebas de estabilidad, pruebas de eficacia del conservante para productos a base de agua, certificados IFRA para productos perfumados y su declaración o certificado GMP.

Errores comunes que retrasan la notificación

El problema más frecuente que encuentra Eldris es la documentación incompleta. Los vendedores a menudo tienen un producto terminado y el diseño de la etiqueta, pero les faltan las Hojas de Datos de Seguridad de sus proveedores de ingredientes, o nunca han realizado pruebas de estabilidad, o no tienen un certificado IFRA para su compuesto de fragancia. Cada documento faltante retrasa el CPSR, lo que retrasa el PIF, lo que retrasa la notificación CPNP.

Otro error común es intentar notificar sin una Persona responsable UE en su lugar. El portal CPNP requiere los datos de la Persona responsable UE en el momento de la presentación. Esto no se puede omitir ni dejar en blanco. Si usted es un vendedor con sede en el Reino Unido, está fuera de la UE y debe nombrar a alguien dentro de la UE para que actúe en este papel.

Una categorización incorrecta del producto también causa problemas. El CPNP utiliza un sistema de clasificación específico para los tipos de productos, y seleccionar la categoría incorrecta puede provocar consultas de las autoridades. Un bálsamo labial, un lápiz labial y un exfoliante labial, por ejemplo, entran en diferentes subcategorías.

Finalmente, los vendedores a veces asumen que un registro SCPN (Submit Cosmetic Product Notification) del Reino Unido cubre a la UE. No es así. El sistema del Reino Unido y el CPNP de la UE son completamente separados desde el Brexit. Si vende en ambos mercados, necesita ambas notificaciones.

Cómo Eldris gestiona la Notificación CPNP

Eldris Cosmetics ofrece la cadena de documentación completa como un servicio llave en mano. Usted proporciona la información de su producto, la formulación y los documentos de soporte. Eldris produce el CPSR a través de un evaluador de seguridad cualificado, compila el PIF y presenta la notificación CPNP en su nombre.

El proceso funciona en etapas claras. Primero, la recopilación de documentos a través de un proceso de carga guiado donde usted envía su fórmula, Hojas de Datos de Seguridad, datos de pruebas e imágenes del producto. Segundo, la revisión de la fórmula y la preevaluación donde el equipo regulatorio verifica los ingredientes contra los Anexos II a VI del reglamento. Tercero, la producción del CPSR por un evaluador de seguridad cualificado. Cuarto, la compilación del PIF. Quinto, la presentación CPNP y la entrega de su número de referencia.

El tiempo de respuesta estándar es de 10 a 20 días hábiles, dependiendo de la complejidad del producto y la disponibilidad de la documentación. Las formulaciones simples con documentación completa se procesan más rápido. El servicio tiene un precio por producto sin pagos iniciales ni facturación por horas — ver precios actuales aquí.

Si también necesita una Persona responsable UE, Eldris la proporciona a través de responsible.eldris.ai/es/, con precios de paquete disponibles para los vendedores que necesitan ambos servicios.

Notificación CPNP y Cumplimiento Continuo

La notificación CPNP no es una tarea única. Si cambia la formulación de su producto, debe actualizar la notificación. Si cambia su Persona responsable UE, la notificación debe actualizarse. Si añade nuevos países de la UE a su distribución, la notificación debe reflejar esto.

Su Persona responsable UE también debe presentar informes anuales al CPNP sobre cualquier efecto indeseable grave reportado para el producto. Esta es una obligación separada de la notificación inicial, pero utiliza el mismo portal.

Mantener su notificación CPNP actualizada le protege de problemas de cumplimiento en el futuro. Una notificación desactualizada, particularmente una con una Persona responsable UE incorrecta o una formulación antigua, puede resultar en acciones de vigilancia del mercado, suspensiones de listados en Amazon y posibles multas.